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Tudo sobre Digitalização

Entenda tudo sobre Digitalização


O que é digitalização?
Digitalizar significa transformar em uma imagem ou arquivo digital (usados em computadores) as informações que se encontram disponíveis em diversos tipos de mídia, como papéis, jornais, livros, cartazes, fotos, etc.

O que pode ser digitalizado?
Em princípio, todos os documentos e imagens podem ser digitalizados. Os mais comumente usados por empresas e pessoas são: documentos, processos, contratos, fotos, formulários, cadastros, comprovantes fiscais, documentos contábeis e trabalhistas, matrículas e escrituras de imóveis, cupons, cheques, plantas, projetos, quadros, pôsteres, mapas, catálogos, fichas, cadastros, prontuários, avisos de recebimento e muito mais.

Vantagens da digitalização?
São muitas as vantagens da digitalização.

  • • Facilidade de pesquisa e localização de documentos
  • • Acesso simultâneo de vários usuários ao mesmo documento ou a vários documentos
  • • Liberação de (muito!) espaço físico
  • • Economia com locação de imóveis
  • • Racionalização e diminuição de custos fixos
  • • Padronização da organização de documentos
  • • Proteção e perpetuação da informação
  • • Segurança de dados
  • • Universalização da informação
  • • Controle de acesso

Quais os tipos de digitalização?
O tipo e qualidade dos documentos que compõem o acervo, determina o tipo de digitalização que será realizada.

  • • Digitalização Automatizada: nesta modalidade, depois de organizados, os documentos são digitalizados através de scanners (equipamentos de digitalização) que tem a capacidade de realizar o trabalho com grande velocidade, se auto alimentando de papéis, com menor necessidade de atuação do operador. Nesta modalidade geralmente se encontram processos, fichas, notas fiscais e outros documentos soltos.
  • • Digitalização Manual: quando não é possível utilizar os mecanismos automáticos de alimentação, os documentos são digitalizados manualmente um a um, o que aumenta consideravelmente o tempo de digitalização. Neste grupo incluem-se livros, documentos encadernados e de grandes formatos.

O que é indexação?
Indexar significa criar índices de consulta que facilitem a localização dos documentos dentro de um determinado ambiente digital. A indexação pode ser feita diretamente no nome do arquivo criado, inserindo-se palavras chaves (metadados) nas propriedades do arquivo ou criando-se uma tabela com vários campos para serem incorporados à base de dados das empresas.

Quais são as etapas da digitalização?
O processo de digitalização é muito simples, mas deve ser realizado sob um sistema seguro de procedimentos e rígido controle de qualidade. Veja o que acontece com os documentos que você e sua empresa nos enviam

  • • Preparo: todos os documentos são organizados, desdobrados e são removidos todos os grampos e demais elementos que não pertençam ao documento em si. Nesta fase, separa-se os documentos que serão digitalizados pelo método automático ou manual.
  • • Digitalização: os documentos são enviados para equipamentos profissionais de scanner de alta produtividade.
  • • Indexação: se solicitada pelo cliente, os documentos podem ser indexados para facilitar pesquisas futuras. Esta etapa é opcional e pode ser realizada a qualquer momento depois da geração dos arquivos.
  • • Controle de Qualidade: depois de gerados os arquivos digitais, são conferidas as quantidades de originais e imagens (páginas) digitais, para certificar a exatidão e qualidade da digitalização.
  • • Finalização: todo processo de digitalização encerra-se na criação do arquivo correspondente aos documentos, que é gravado e mídia (CD, DVD, Pen Drive, etc) ou enviado para os servidores/computadores do cliente ou Cloud.

É possível editar documentos digitalizados? O que é OCR?
Para que os documentos possam ser editáveis (alterados, copiados, revisados, etc), é necessário que após a sua digitalização os mesmos sejam processados por programas de OCR (optical character recognition ou reconhecimento ótico de caracteres). Estes programas fazem a leitura dos documentos já digitalizados e os transformam em documentos de texto ou planilhas, trabalháveis por editores de texto (MS Word®, bloco de notas, TXT) e até planilhas eletrônicas. Este serviço diminui sensivelmente o tempo necessário para criação e atualização de documentos.

Como é calculado o custo da digitalização?
Do mesmo jeito que só podemos saber o preço de uma casa depois de escolher o tamanho e tipo de acabamento que utilizaremos, nos projetos de digitalização precisamos estabelecer os parâmetros do serviço para saber seu custo final. Veja a seguir quais são esses parâmetros e como afetam o custo do projeto:

  • • Quantidade: Quanto maior o número de imagens geradas, menor o custo unitário.
  • • Faces: 10 folhas digitalizadas somente na frente (simplex), geram 10 imagens; 10 folhas digitalizadas frente e verso(duplex), geram 20 imagens
  • • Condições: Folhas grampeadas, amassadas ou rasgadas demandam mais tempo de preparo. Folhas soltas diminuem o custo do projeto.
  • • PB ou Color: Documentos em preto e branco são processados mais rapidamente que os coloridos. Como tempo é fator determinante no cálculo do custo, digitalizações em PB são mais baratas
  • • Resolução: A resolução de uma imagem é definida em DPI (dots per inch ou pontos por polegada quadrada) ou seja,o número de pontos existentes no arquivo que definem a imagem. Quanto maior o número de DPI (ou pontos) maior a definição da imagem e maior o tempo de processamento. Documentos geralmente são digitalizados a 200 DPI em preto e branco. Quanto maior a resolução, maior o custo
  • • Tamanho: Originais cujo tamanho original varie de uma cartão de visitas (5cm x 9cm) a um tamanho ofício legal (21,59cm x 35,56cm) não tem diferença de preços entre si. A partir deste último tamanho, o valor da digitalização aumenta de acordo com tabela específica. É possível digitalizar em equipamentos automáticos (scanners) até plantas no tamanho A0 estendido (84,10 cm x 120 cm ou mais).
  • • Indexação: O custo de indexação varia de acordo com o número de campos a serem indexados (quanto mais campos indexados, maior o custo). Digitalizações sem indexação não acrescentam qualquer custo, apesar de serem menos eficientes nas consultas.
  • • OCR: Se solicitado pelo cliente, o custo de OCR varia de acordo com o número de imagens a serem “lidas” pelos programas e o modo como os mesmos serão disponibilizados ao cliente (sem revisão ortográfica, sem revisão, com digitação, etc). Digitalizações em OCR não acrescentam custo ao projeto e só são necessárias em casos específicos.
  • • Mídia de Saída: Os arquivos gerados poderão ser enviados remotamente para seus servidores/computadores e/ou gravados em mídias (CD, DVD, Blue Ray, Pen Drive, etc). Para cada tipo de saída há um custo específico. Dependendo do tamanho dos arquivos gerados, envios remotos são mais baratos.
  • • Frete: Para pequenos projetos, poderá haver custo de retirada e entrega dos documentos, caso seja solicitado pelo cliente.

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